Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest prostsze, niż wielu osobom się wydaje, a większość formalności da się załatwić online. Zanim jednak zaczniesz, warto zebrać potrzebne dane i dokumenty, żeby nie przerywać procesu w połowie. Poniższa checklista pomoże Ci przygotować się krok po kroku.
Podstawowe dane i dokumenty tożsamości
Punktem wyjścia jest wniosek rejestracyjny składany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Możesz go wypełnić przez internet albo złożyć w urzędzie gminy. Przygotuj wcześniej podstawowe informacje o sobie:
- imię i nazwisko oraz numer PESEL,
- numer NIP (jeśli go posiadasz; jeśli nie, zostanie nadany na podstawie wniosku),
- adres zamieszkania i adres do doręczeń,
- dane kontaktowe: numer telefonu i adres e-mail,
- dowód osobisty lub paszport – przyda się, jeśli wniosek składasz osobiście, a w wersji online do potwierdzenia tożsamości.
Przy składaniu wniosku przez internet potrzebny jest sposób uwierzytelnienia, na przykład profil zaufany albo e-dowód. Jeśli ich nie masz, zawsze możesz złożyć dokumenty osobiście w urzędzie.
Informacje o firmie, które trzeba wpisać we wniosku
Oprócz danych osobowych we wniosku podajesz informacje dotyczące samej działalności. Warto zastanowić się nad nimi z wyprzedzeniem, bo część decyzji wpływa na późniejsze rozliczenia.
- nazwa firmy – w przypadku jednoosobowej działalności musi zawierać Twoje imię i nazwisko, możesz dodać do niej element dodatkowy,
- data rozpoczęcia działalności – może być dniem złożenia wniosku lub późniejszym terminem,
- kody PKD – klasyfikacja rodzaju prowadzonej działalności; wskaż jeden główny i ewentualnie kilka dodatkowych,
- adres wykonywania działalności – może to być adres zamieszkania, ale nie musi,
- forma opodatkowania – na przykład skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt; warto ją wybrać świadomie, bo zmiana jest możliwa tylko w określonych terminach,
- informacje o rachunku bankowym – nie zawsze jest wymagany we wniosku, ale warto mieć rachunek, z którego będą płynęły rozliczenia firmowe.
Dokumenty związane z ZUS i podatkami
Wniosek w CEIDG pełni również funkcję zgłoszenia do urzędu skarbowego i, w odpowiednim zakresie, do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki temu zazwyczaj nie musisz składać osobnych papierów w kilku instytucjach. Mimo to warto wiedzieć, na co zwrócić uwagę:
- wybór rodzaju składek ZUS – zasady zależą od tego, czy możesz skorzystać z ulg dla początkujących, i od Twojej sytuacji ubezpieczeniowej,
- informacja o innym tytule do ubezpieczeń, na przykład jeśli jesteś zatrudniony na etacie,
- zgłoszenie do VAT – jeśli chcesz być czynnym podatnikiem VAT lub musisz nim być ze względu na rodzaj działalności, trzeba dodatkowo złożyć odpowiedni formularz do urzędu skarbowego,
- dane członków rodziny – jeśli chcesz zgłosić ich do ubezpieczenia zdrowotnego.
Przepisy dotyczące składek, ulg i limitów zmieniają się, dlatego przed złożeniem wniosku sprawdź aktualne zasady na stronach ZUS i Ministerstwa Finansów albo skonsultuj się z doradcą podatkowym.
Dokumenty zależne od rodzaju działalności
Nie każda firma wymaga dodatkowych zezwoleń, ale w niektórych branżach same wpis do CEIDG nie wystarczy. Zanim ruszysz z działalnością, sprawdź, czy Twoja branża jest regulowana. Dotyczy to na przykład:
- handlu niektórymi towarami, takimi jak alkohol,
- usług transportowych,
- działalności wymagającej uprawnień lub kwalifikacji zawodowych,
- lokali, w których prowadzi się usługi dla klientów, gdzie mogą obowiązywać wymagania sanitarne lub przeciwpożarowe.
Jeżeli działalność będziesz prowadzić w lokalu, który nie jest Twoją własnością, przygotuj umowę najmu lub zgodę właściciela na prowadzenie tam firmy. Dotyczy to także sytuacji, gdy rejestrujesz firmę w mieszkaniu należącym do kogoś innego lub we wspólnocie. Przy wątpliwościach co do wymaganych pozwoleń zapytaj w urzędzie gminy lub w odpowiedniej izbie branżowej.
Co zrobić po złożeniu wniosku
Po rejestracji w CEIDG czeka Cię jeszcze kilka praktycznych spraw. Nie wszystkie są obowiązkowe na samym początku, ale warto o nich pamiętać:
- Sprawdź wpis w CEIDG i upewnij się, że wszystkie dane są poprawne.
- Załóż firmowy rachunek bankowy – w określonych sytuacjach przepisy wymagają, by rozliczenia odbywały się przez rachunek, dlatego dobrze sprawdzić aktualne zasady.
- Ustal sposób prowadzenia ewidencji – samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego.
- Zadbaj o dokumentowanie sprzedaży, czyli o sposób wystawiania faktur lub rachunków, a w razie potrzeby także o kasę fiskalną, jeśli obowiązują Cię takie wymogi.
- Zapamiętaj terminy płatności składek ZUS i zaliczek na podatek.
Dobre przygotowanie przed rejestracją pozwala uniknąć błędów we wniosku i poprawek w przyszłości. Skompletuj dane, sprawdź aktualne przepisy dotyczące Twojej branży i formy opodatkowania, a samo założenie firmy zajmie zwykle niewiele czasu.
